Il mondo della contabilità, soprattutto nelle piccole e medie imprese, è spesso visto come un ostacolo alla produttività aziendale. Molte volte viene vissuto come una paura, un’ansia, ma con il giusto strumento può rivelarsi un prezioso alleato per gestire meglio le risorse della propria impresa e prevedere il futuro.
Il primo pilastro dell’azienda
Come si può mandare avanti una casa senza sapere di quanto denaro si dispone? La risposta è molto semplice: non si può. Quindi è impossibile pensare che un’azienda possa operare sfruttando al meglio le proprie capacità senza conoscere con esattezza lo stato del proprio portafoglio?
Infatti ignorando la disponibilità aziendale è impossibile:
- comunicare con le altre aziende, vale a dire i fornitori o i clienti, perché non siamo in grado di determinare che cosa possiamo acquistare dai primi per rispondere alle richieste dei secondi;
- comunicare con l’interno, vale a dire non siamo in grado di prendere decisioni per il futuro dell’azienda perché ignoriamo lo stato delle nostre entrate e delle nostre uscite;
- va da sé che non potremmo nemmeno redarre i documenti contabili essenziali come il bilancio o lo stato patrimoniale aziendale.
Conoscere il passato per prevedere il futuro
Mantenere aggiornati tutti i documenti contabili che servono a rimanere aggiornati sullo stato delle proprie finanze aiuta non solo ad essere al corrente del proprio stato presente ma anche a poter analizzare il passato e l’andamento degli affari. In questo modo è più semplice immaginare di investire una certa somma per migliorare i macchinari, oppure per adeguare lo stabilimento produttivo.
Utilizzare solo carta e penna per tenere aggiornati i registri può diventare un problema nel lungo periodo perché:
- bisogna trovare uno spazio per conservare i registri contabili;
- analizzare la situazione può diventare difficoltoso e richiedere molte ore preziose; il rischio di danneggiamento accidentale degli archivi è alto.
I vantaggi della contabilità digitale
Il vantaggio principale è quello della dematerializzazione dei documenti che permette di fruirne in modo più agevole e di condividere con i propri collaboratori le informazioni necessarie. Grazie a software gestionali come Scaccomatto è possibile conservare tutto in cloud, evitando la preoccupazione di perdere il materiale prezioso per l’azienda.
Il secondo vantaggio è quello di disporre di un centro nevralgico di dati che possono essere analizzati con statistiche e grafici per riuscire a capire cosa non è andato per il verso giusto e cosa si possa fare meglio.
